Coronavirus: Hvordan påvirker regeringens nye forbud virksomhedernes generalforsamling?

 

Mange virksomheder skal snart til at holde ordinær generalforsamling, hvor blandt andet virksomhedens årsregnskab skal godkendes.

Regeringen har den 17. marts 2020 vedtaget et forbud mod afholdelse og deltagelse i alle forsamlinger på over 10 personer frem til foreløbig den 30. marts 2020. Forbuddet trådte i kraft den 18. marts fra kl. 10.

Derudover er der samtidig vedtaget regler, der betyder, at fristen for indsendelse af årsrapporter for virksomheder med over 10 ejere udsættes. For virksomheder, som ikke har over 10 ejere, gælder de almindelige frister for indsendelse af årsrapporter fortsat.

Erhvervsstyrelsen opfordrer virksomhederne til, at de bruger og oplyser alle de muligheder de har, for at kunne afholde hel eller delvis elektronisk generalforsamling. Dertil også at virksomheden bruger og oplyser om muligheden for at møde ved fuldmagt og for at brevstemme.

Det er især de virksomheder, som har flere end 10 ejere, som skal holde ordinær generalforsamling, og som ikke kan afholde generalforsamlingen elektronisk, hvor det vedtagne forsamlingsforbud får betydning. Disse virksomheder vil dermed ikke lovligt kunne afholde en ordinær generalforsamling, og vil derfor heller ikke kunne indsende årsrapporten inden for den almindelige frist.

På baggrund af denne problemstilling har myndighederne fastsat midlertidige regler, som betyder, at de virksomheder, der er omfattet af ovenstående, kan indsende årsrapporten senest 8 uger efter forbuddet ophører.

Nedenfor kan du finde svar på de mest typiske spørgsmål om, hvordan både din virksomhed og deltagere i generalforsamlingen skal forholde sig til afholdelsen af denne og indsendelsen af årsrapport.

 

NEMADVOKAT råder virksomheder til at følge myndighedernes anbefalinger og agerer herefter. 

Har jeg mulighed for at udskyde en generalforsamling?

Den godkendte årsrapport skal være indsendt til Erhvervsstyrelsen inden udløbet af fristen i årsregnskabsloven. Derfor skal virksomhederne stræbe efter at afholde den ordinære generalforsamling i så god tid som muligt og få indsendt årsrapporten inden fristens udløb.

Hvis din virksomhed har over 10 ejere, ikke har afholdt ordinær generalforsamling endnu, og hvis du ikke har regler i vedtægterne, der gør, at du kan få lov til at afholde generalforsamlingen elektronisk, er du dermed omfattet af de nye regler for fristforlængelse og har derfor mulighed for at udskyde generalforsamlingen i virksomheden.

 

Hvad skal man som virksomhed gøre, hvis vi skal til at afholde en generalforsamling?

Det kommer an på, om din virksomhed er omfattet af de nye regler om fristforlængelse. Hvis din virksomhed ikke har mere end 10 ejere, er I ikke omfattet af de nye regler, og I skal dermed holde afholde generalforsamlingen på sædvanlig vis. I skal dog være opmærksomme på at overholde myndighedernes anbefalinger, som f.eks. at sørge for, at der er rigeligt med plads mellem deltagerne i generalforsamlingen.

Erhvervsstyrelsen opfordrer desuden til, at virksomheder, der har mulighed for det, afholder elektroniske generalforsamlinger for at mindske smitterisikoen. Derudover opfordrer Erhvervsstyrelsen til, at virksomheden oplyser om deltagernes mulighed for at møde ved fuldmagt eller at brevstemme.

Hvis din virksomhed har mere end 10 ejere, ikke har afholdt generalforsamling endnu og ikke har lov til, ifølge regler i vedtægterne, at afholde generalforsamlingen elektronisk, er du omfattet af de nye regler. Det betyder, at du har mulighed for at udskyde generalforsamlingen og dermed også benytte dig af fristforlængelsen i forbindelse med indsendelse af årsrapporten.

 

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har mulighed for at deltage i generalforsamlingen?

I tilfælde af, at du ikke har mulighed for at deltage i generalforsamlingen, opfordrer Erhvervsstyrelsen til, at du anvender muligheden for at give fuldmagt eller at brevstemme.

 

Hvad går reglerne for fristforlængelse ud på?

Fristforlængelsen af årsrapporten gælder kun for virksomheder, der har flere end 10 ejere, ikke har afholdt generalforsamling endnu og ikke har mulighed for at afholde generalforsamlingen elektronisk.

Kort fortalt betyder fristforlængelsen, at årsrapporten skal indsendes til Erhvervsstyrelsen inden for 8 uger efter forsamlingsforbuddet ophører. Dog skal årsrapporten altid indsendes uden ugrundet ophold efter generalforsamlingen.

 

Hvis virksomheden kan afholde en elektronisk generalforsamling, gælder fristforlængelsen så også for dem?

Det korte svar er nej. Fristforlængelsen gælder ikke, hvis virksomheden har mulighed for at afholde en elektronisk generalforsamling, altså uden fysisk deltagelse. Hermed er virksomheden nemlig ikke forhindret af forsamlingsforbuddet i forhold til gennemførelse af generalforsamlingen.

Dog skal virksomhederne som altid sørge for at afholde den elektroniske generalforsamling i god tid, så årsrapporten kan indsendes inde for de almindelige frister.

 

Hvis en virksomhed allerede har afholdt generalforsamling, gælder tilbuddet om fristforlængelse så?

Hvis virksomheden allerede har afholdt generalforsamling, gælder fristforlængelsen ikke. Når virksomheden har afholdt generalforsamling og årsrapporten er godkendt, skal årsrapporten uden ugrundet ophold indsendes til Erhvervsstyrelsen.

 

Ved Erhvervsstyrelsen, om en virksomhed har flere eller færre end 10 ejere?

Nej, Erhvervsstyrelsen ved ikke om en virksomhed har flere eller færre end 10 ejere. Derfor vil virksomheder, der indberetter senere en den ordinære frist, modtage en rykker fra Erhvervsstyrelsen.

Af rykkeren vil det fremgå, at de virksomheder, der har flere end 10 ejere og som derfor er omfattet af forsamlingsforbuddet og reglerne om længere indsendelsesfrist, skal meddele Erhvervsstyrelsen om dette inden for en nærmere angiven frist.

 

Hvis min virksomhed har under 10 ejere og er blevet forsinket med regnskabsaflæggelsen pga. coronavirus og dermed ikke kan overholde fristen for indberetning, er der så mulighed for at få fristforlængelse?

Ifølge lovgivningen er der ikke mulighed for at udsætte fristen for indberetningen af årsrapporter. Det betyder, at der altså ikke, i dette tilfælde, er mulighed for at få fristforlængelse.

 

Gælder de nye regler om fristforlængelse også for filialer af udenlandske virksomheder, som på grund af coronavirus har udskudt fristen for indsendelse af årsrapporten?

Det korte svar er ja. Fristforlængelsen gælder også for filialer af udenlandske virksomheder, når virksomheden i det pågældende land ikke har overskredet fristen for indsendelse af årsrapporten, herunder en eventuel udskudt frist. Eksempelvis en eventuel udskudt frist som er fastsat på grund af iværksatte foranstaltninger med henblik på at inddæmme smitten af coronavirus/covid-19.

 

Kilde: Erhvervsstyrelsen