Faktura

En faktura er et fagudtryk, der betyder det samme som en regning. Når en virksomhed sælger en vare, udstedes en faktura, som indeholder en række informationer omkring den solgte vare. Der er en række regler, som fakturaen skal overholde for at være gyldig. I denne artikel kan du læse mere om, hvordan en faktura udarbejdes, samt hvilke informationer den skal indeholde.

 

 

En faktura er den regning, som en virksomhed afsender, når den har solgt et produkt eller ydelse. Fakturaen kan både være digital og printet, og den bruges som dokumentation, når både køber og sælger skal udarbejde regnskab.

Hvis en faktura skal være gyldig, er der en række krav, som skal være opfyldt. Det skal blandt andet fremgå, hvilken vare der er tale om, samt hvad den har kostet. I denne artikel kan du blive klogere på, hvad en faktura er, og hvilke krav der stilles til den.

 

Hvad er en faktura?

En faktura er et dokument, som virksomheder anvender, når de har solgt en vare eller en ydelse. Faktura er derfor blot et andet udtryk for en regning. Hvis du har en fysisk forretning, vil du typisk udskrive en kvittering til kunden frem for en faktura.

Fakturaen bruges som en opgørelse over produkter eller ydelser, som er leveret. Det er således en dokumentation for både debitor og kreditor omkring en handel. Der findes grundlæggende to typer af fakturaer; en købsfaktura og en salgsfaktura.

De fleste virksomheder har pligt til at opbevare både købs- og salgsfakturaer i minimum fem år. Det skyldes, at du skal kunne dokumentere posteringerne i dit regnskab. Hvis du som privatperson får en faktura, er der ingen krav til, at du skal gemme den, medmindre du vil gøre brug af din fortrydelsesret eller reklamation.

På fakturaen fremgår det, hvilken vare der er solgt, hvad den har kostet, samt hvor pengene skal indbetales. Herudover er der en række overordnede krav, som fakturaen skal overholde, hvis den skal være gyldig.

 

Hvilke krav er der til en faktura?

Det er op til dig selv, hvordan dine fakturaer skal se ud. Du har således stor frihed i forhold til selve layoutet, men det er en god idé at tage udgangspunkt i en standardskabelon, når du designer den. Hvis du anvender et regnskabsprogram, vil du typisk tage udgangspunkt i én skabelon, hvor du kan indsætte dit logo og de korrekte oplysninger om din virksomhed.

Du har ikke lige så meget frihed, når det kommer til indholdet af fakturaen. Her er der en række faste krav, som skal være opfyldt, hvis den skal være gyldig. Først og fremmest er det vigtigt, at både du og kunden har en kopi af fakturaen som dokumentation for handlen.

Herudover skal fakturaen have et fakturanummer, som er fortløbende. Det er strafbart, hvis din faktura ikke indeholder et fakturanummer, da det skal være muligt at se, hvis en faktura er blevet slettet. Hvis en faktura bliver slettet, kan det ses, at der mangler et fakturanummer i rækken.

 

Hvad skal fakturaen indeholde?

Som nævnt bliver fakturaer anvendt som dokumentation for både den købende og sælgende part. Hvis dokumentationen skal være gyldigt, er det vigtigt, at de gældende betingelser bliver overholdt, når fakturaen udarbejdes.

Hvis du anvender et regnskabsprogram, vil fakturaerne som udgangspunkt indeholde de korrekte informationer og efterleve de gældende regler og krav, der er til en faktura. Det kan dog være en god idé alligevel at sætte dig ind i, hvilke informationer der skal fremgå af fakturaen, så du er sikker på, at du udarbejder den korrekt.

Din faktura skal indeholde følgende informationer:

• Dato
• Fakturanummer
• Navn og adresse på køber
• Navn, adresse og CVR-nummer på din virksomhed
• Oversigt over varer samt antal og pris
• Momsbeløb

Selvom det ikke er et krav, at din faktura indeholder bankoplysninger, er det alligevel en god idé, så kunden kan se, hvor pengene skal indbetales. Du bør angive dine bankoplysninger nederst på fakturaen. Hvis du sælger varer til udlandet, skal du huske SWIFT/BIC og IBAN.

 

Hvordan sendes en faktura?

Du vælger selv, om du vil sende din faktura digitalt eller som brev. Langt de fleste fakturaer sendes i dag elektronisk, medmindre kunden får den udskrevet med det samme. Hvis du skal udsende en faktura elektronisk, kan du blot vedhæfte den i en e-mail eller direkte via dit regnskabsprogram.

Når du køber en varer over en webshop, får du også en faktura, som typisk genereres automatisk og sendes til den angivne e-mailadresse. Det kan være en god idé at gemme fakturaen, selvom du er privatperson, da den er din dokumentation for købet, såfremt du skulle få brug for din reklamationsret.

 

Kan en faktura blive forældet?

Det er de færreste, der er klar over det, men en faktura kan blive forældet. Som udgangspunkt bliver en faktura forældet, når der er gået tre år fra det tidspunkt, hvor sælger skulle have haft sine penge.

En virksomhed kan således ikke sende en faktura ud for en vare eller ydelse, der er købt – og dermed skulle være betalt – for mere end tre år siden. Som udgangspunkt gælder forældelsesfristen fra forfaldsdatoen på fakturaen.

Du har dog mulighed for at afbryde forældelsesfristen, hvis du bringer fakturaen for retten, får en skyldnererklæring på beløbet eller et gældsbrev. Du bør dog sørge for at sende rykkere ud eller på anden vis gøre opmærksom på, at fakturaen ikke er betalt, før forældelsesfristen udløber.

 

Hvad er en kreditnota?

Når du driver virksomhed, er du forpligtet til at føre regnskab over alle dine ind- og udbetalinger. Derfor er det relevant at vide, hvordan du forholder dig, hvis en kunde ønsker at annullere et køb.

Sælger du en vare, som efterfølgende returneres eller på anden måde annulleres, skal kunden have sin penge igen – og her kommer kreditnotaen ind i billedet. Det er i princippet ikke muligt at annullere et salg, som er gennemført og faktureret.

I stedet skal du overføre pengene tilbage til kunden og udligne den gennemførte betaling med en kreditnota. En kreditnota er således en form for omvendt faktura, der dokumenterer, at kunden har fået sine penge tilbage, og salget dermed er “nulstillet”.

 

Hvad sker der, hvis en faktura ikke bliver betalt?

Hvis du oplever, at en kunde ikke betaler sin faktura til tiden, kan du sende en rykker til vedkommende. Det er vigtigt, at du gør opmærksom på, hvad der sker, hvis kunden ikke betaler sin faktura indenfor tidsfristen på den oprindelige faktura.

I mange tilfælde vil kunden blive pålagt et rykkergebyr på 100 kr. samt en rykkerrente på 0,70% af summen. Det er op til den enkelte virksomhed at vælge, hvilke betingelser der skal gøre sig gældende, når der udsendes en rykker.

Modtager du stadig ikke nogen betaling, efter du har sendt den første rykker, kan du sende en ny rykker til kunden. Det er i den forbindelse vigtigt, at der er gået minimum 10 dage, fra du sendte den første rykker, da kunden skal have tid til at reagere.

Hvis kunden stadig ikke betaler efter den anden rykker, har du mulighed for at sende kunden til inkasso. Når kunden bliver sendt til inkasso, er det en inkassovirksomhed, der står for at opkræve pengene på dine vegne.

 

Du bør anvende et regnskabsprogram til at håndtere fakturaer

Selvom der ikke er nogen krav til, hvordan du udarbejder layoutet på din faktura, er det vigtigt, at du overholder de gældende krav til indholdet. Du kan derfor godt selv designe din faktura, men det er en god idé at tage udgangspunkt i en skabelon.

Hvis der er fejl på din faktura, vil den ikke være gældende som gyldig dokumentation. Samtidig kan det være afgørende for dine muligheder i forhold til at inddrive dit tilgodehavende, hvis køber ikke betaler fakturaen.

Af samme årsag er det fornuftigt at bruge et regnskabsprogram, når du udarbejder og sender fakturaer. På den måde er du sikker på, at dine fakturaer opfylder de gældende krav og ser professionelle ud.

Samtidig får du en regnskabsmæssig fordel, når du anvender et regnskabsprogram, da en stor del af de manuelle processer, du skal igennem, når du modtager og udsender en faktura, er automatiseret.