Bogføring

Når du driver virksomhed, er du forpligtet til at bogføre dit regnskab. Bogføring er en systematisk registrering af alle transaktioner på din firmakonto og -beholdning. Begrebet dækker således over regnskabsføring, og er en forudsætning for, at du kan dokumentere, hvad du har købt og solgt, når du skal indberette til SKAT. Bliv klogere på bogføring her.

 

 

Hvad er bogføring?

Når du driver virksomhed, er du forpligtet til at bogføre dine indtægter og udgifter. I praksis kaldes dette for bogføring, og det er vigtigt, at du følger den korrekte regnskabspraksis, når du bogfører dit regnskab.

Hver gang du har en indtægt eller udgift, skal du registrere det med bilag på en overskuelig måde. Det betyder blandt andet, at bilag skal bogføres med numre. Udtrykket stammer fra dengang, hvor virksomheden anvendte en bog til manuelt at holde styr på regnskabet.

I bogen blev alle indtægter og udgifter noteret, så virksomheden kunne holde styr på sine økonomiske aktiviteter. I dag findes der en lang række økonomisystemer, som gør det nemmere at holde styr på regnskabet – eksempelvis ved at scanne bilag ind og gemme dem i skyen.

Det er således langt nemmere at bogføre sine bilag i dag, end det var tilfældet før i tiden. I dag kræver det ikke, at du har en uddannelse indenfor regnskab, da mange af de processer, der før var manuelle, i dag er blevet automatiseret.

Kort sagt, så er bogføring en måde, hvorpå en virksomhed kan redegøre for sin økonomi. Når du driver virksomhed, skal du samtidig indberette dit regnskab til SKAT, ligesom du skal kunne dokumentere de transaktioner, der er foretaget på din firmakonto.

 

Hvad betyder bogføring?

Som nævnt, går betegnelsen “bogføring” langt tilbage. Det er et begreb, som stammer fra dengang, hvor virksomhedens økonomiske aktivitet blev indført i en regnskabsbog, hvilket ligger til grund for betegnelsen “bogføring”.

Transaktioner dækker over de posteringer, der går ind og ud på en virksomheds konti. Hver gang en virksomhed indkøber en vare eller ydelse, betaler en regning eller lignende, skal dette dokumenteres med et bilag som eksempelvis en kvittering.

Det samme gør sig gældende, når en virksomhed har en indtægt i forbindelse med eksempelvis et salg. Her er det blot en faktura, der anvendes som bilag, i stedet for en kvittering. Det er vigtigt, at virksomheden gemmer sine bilag, så disse kan dokumenteres.

Som udgangspunkt skal alle bilag gemmes i en periode på 5 år. Hvis SKAT eller en anden myndighed beder om at få indblik i regnskabsmaterialet, skal bilagene kunne udleveres – og det er dit ansvar som virksomhedsejer, at de er tilgængelige.

 

Hvorfor er det nødvendigt at bogføre?

Ifølge bogføringsloven er alle erhvervsdrivende som udgangspunkt forpligtet til at føre regnskab over sine posteringer. Bogføringsloven dikterer de overordnede retningslinjer for bogholderi, og derfor skal de regler, der er angivet heri, følges, når du bogfører dit regnskab.

Det betyder blandt andet, at du skal bogføre alle transaktioner, der er forbundet med driften af din virksomhed. Dette skal – så vidt, det er muligt – ske i den rækkefølge, som transaktionerne er foretaget i.

Bogføringen er nødvendig, da det angiver hvad der skyldes, samt til hvem – eksempelvis de penge, der skyldes i moms og skat. Bogføringen giver et overblik over virksomhedens indtægter og udgifter, samt om der er over- eller underskud i forretningen.

Du skal blandt andet bruge det bogførte regnskab, når du skal udarbejde din selvangivelse og årsregnskab. Når du løbende bogfører indtægter og udgifter, skaber du et komplet overblik over, hvad du skylder og har til gode, samt hvilke aktiver din virksomhed råder over. Bogføring er derfor en måde at organisere og dokumentere virksomhedens økonomi på.

 

Skal bilagene opbevares fysisk?

Alle virksomheder, dog med enkelte undtagelser, skal bogføre regnskabet. Bogføringen skal ske på en måde, som tager hensyn til både kreditorer og offentlige instanser, således det er muligt at fremvise dokumentation for virksomhedens økonomiske aktivitet.

I gamle dage blev bilagene opbevaret fysisk, men det er ikke længere en nødvendighed. I dag er det tilladt at gemme bilagene elektronisk, så længe de øvrige krav til opbevaring af bilag er opfyldt – og det er der en række fordele ved.

Først og fremmest slipper du for at opbevare bilagene fysisk, hvilket både optager plads og er kompliceret, når du skal finde frem til enkelte bilag. Med nogle regnskabsprogrammer har du mulighed for at scanne bilagene ind digitalt og opbevare dem i skyen.

 

Hvad er kravene til opbevaring af bilag?

Reglerne blev opdateret i 2015, hvorfor de i dag er mere tidssvarende. Du skal derfor følge andre regler, når du bogfører dine bilag i dag, end det var tilfældet før i tiden. Reglerne bestemmer blandt andet, hvor lang tid du skal opbevare dine bilag, samt hvordan dette skal gøres.

Som tommelfingerregel skal det være nemt at tilgå og dele dit regnskabsmateriale, såfremt myndighederne ønsker dokumentation herfor. Det gælder, uanset om du gemmer dine bilag i et regnskabsprogram, en mappe på din computer eller fysisk.

Du har pligt til at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale som eksempelvis bilag i en periode på 5 år. Denne periode starter fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. I hele denne periode skal det være muligt egenhændigt at finde frem til bogføringsmaterialet.

 

Hvad er straffen for brud på bogføringsloven?

Det er lovpligtigt at bogføre dine økonomiske aktiviteter, når du driver forretning i Danmark. Det gælder, uanset om du driver en personlig virksomhed eller et kapitalselskab – og det er dig, der som ejer eller leder har ansvaret for, at bogføringen sker efter reglerne.

Selvom det ikke er dig selv, der står for bogføringen og regnskabet i din virksomhed, er det dig, der har ansvaret. Anvender du en bogfører eller revisor, er det alligevel ledelsens ansvar, at der bogføres korrekt og er orden i regnskabet.

Medmindre du også bryder andre af de paragraffer, der er angivet i straffeloven, vil et brud på bogføringsloven udmunde i en bøde. Bødens størrelse svarer som udgangspunkt til den indtjening, du mangler at indbetale til det offentlige i form af moms og skat.