Forretningsorden

LEF (Lov om erhvervsdrivende fonde) pålægger bestyrelsen i en virksomhed en række ansvarsområder, men i praksis har bestyrelsen som regel langt flere opgaver og pligter end de lovpligtige. Det er i den forbindelse, at forretningsordenen bliver en vigtigt spiller. Her kan bestyrelsen bruge forretningsordenen som hjælp til at udfylde sin rolle.

 

 

Hvad er en forretningsorden?

En forretningsorden er et lovpligtigt dokument, der har til formål at sikre, at arbejdet i bestyrelsen foregår hensigtsmæssigt og på et oplyst grundlag, hvor der er enighed i bestyrelsen. Foruden at være et vigtigt dokument, er det også et essentielt arbejdsredskab for virksomhedens bestyrelse.

Forretningsordenen er til for at hjælpe nye bestyrelsesmedlemmer med at sætte sig ind i bestyrelsesarbejdet.

Det er bestyrelsen selv, der skal tage stilling til, hvorvidt forretningsordenen skal være offentlig tilgængelig. Dog kan kendskabet til forretningsordenens indhold uden for bestyrelsens kerne være med til at lette forståelsen for bestyrelsens arbejdsform.

Sker det, at der er uoverensstemmelse mellem forretningsordenen og vedtægten, vil det altid være vedtægten, der er gældende.

Det er virksomhedens revisors opgave at påse, at bestyrelsen udarbejder en forretningsorden. Opfyldes kravet om en forretningsorden ikke, er det revisors ansvar at udfærdige en særskilt udtalelse herom, der efterfølgende skal indsendes til Erhvervsstyrelsen.

 

Hvad skal en forretningsorden indeholde?

Udformningen af forretningsordenen skal tage udgangspunkt i fondens virksomhed og behov. Forretningsordenen skal altså altid være tilpasset den enkelte fonds virksomhed og behov ved udarbejdelsen og den løbende opdatering heraf. Altså skal bestyrelsen overveje, hvilke krav den konkrete fond stiller til det arbejde, som bestyrelsen udformer.

Forretningsordenen kan altså varierer afhængig af f.eks. en lille og stor erhvervsdrivende fond. Bestyrelsen bør i forbindelse med udarbejdelsen som udgangspunkt særligt overveje, hvorvidt forretningsordenen skal indeholde følgende bestemmelser om nedenstående:

• Konstitution
• Arbejdsdeling
• Tilsyn med direktionen
• Føring af bøger
• Protokoller mv.
• Skriftlige og elektroniske møder
• Tavshedspligt
• Suppleanter
• Regnskabskontrol
• Underskrivelse af revisionsprotokol
• Sikring af tilstedeværelse af det nødvendige grundlag for revision

Kilde: Erhvervsstyrelsen.dk

Ovenstående er på ingen måde en fastlåst løsning. De forskellige punkter kan regulere alt efter, hvad bestyrelsen føler som værende nødvendigt og afhængig af den erhvervsdrivende fonds størrelse.

Foruden ovennævnte punkter, kan bestyrelsen yderligere overveje at indarbejde nedenstående i forretningsordenen:

• Planlægning af bestyrelsens arbejde
• Formandens rolle
• Bestyrelsesudvalg – sammensætning, nedsættelse, etablering mv.
• Selvevaluering i bestyrelsen
• Bestyrelses evaluering af direktionen
• Evaluering af forholdet mellem bestyrelsen og direktionen
• Ressourcer til bestyrelsen
• Evt. sekretariat
• Strategi og risikostyring
• Evaluering af bestyrelsens sammensætning

Kilde: Erhvervsstyrelsen.dk

 

Opdatering af forretningsordenen

Forretningsordenen er ikke et stationært dokument i den forstand, at den ikke kan blive opdateret løbende. Det er en god idé at gennemgå forretningsordenen mindst én gang årligt, for at sikre, at den følger tidsmæssigt med fondens virksomhed og behov.