Hvad er en fortrolighedserklæring? (NDA)?

Fortrolighedserklæring (NDA)

En fortrolighedserklæring kaldes også for en fortrolighedsaftale, hemmeligholdelsesaftale eller en NDA, som er en forkortelse for Non Disclosure Agreement. Fortrolighedserklæringens formål er at beskytte mod videregivelse af fortrolige oplysninger, som på den ene eller anden måde er ømtålelige. Få mere at vide om fortrolighedserklæringen herunder.

I virksomheder vil der ofte være ømtålelige informationer, som ikke må videregives. Derfor kan det være praktisk at indgå en fortrolighedserklæring forud for et møde med repræsentanter fra en anden virksomhed. Her vil de involverede parter skrive under på, at oplysningerne er fortrolige og derfor ikke må videregives.

Fortrolighedserklæringen er en skriftlig og bindende aftale, som beskytter enten en eller begge parter mode videregivelse af de emner og oplysninger, som bliver diskuteret. På den måde har virksomheden rettens ord for, at oplysningerne er fortrolige og ikke må deles.

 

Hvad er en fortrolighedserklæring (NDA)?

En fortrolighedserklæring – eller en NDA – er en bindende aftale mellem to parter, hvis formål er at beskytte fortrolige oplysninger og informationer, så de ikke videregives til tredjepart. Det kan være alt fra erhvervshemmeligheder og opfindelser til kundeinformationer og generelle oplysninger om virksomheden.

De involverede parter kan gøre fortrolighedserklæringen gensidig, så begge er forpligtet til at holde oplysningerne hemmelige. De kan også vælge at udforme en gensidig fortrolighedserklæring, hvor det kun er den ene part, som giver adgang til fortrolig information. I sidstnævnte tilfælde vil det kun være den ene part, som er beskyttet mod deling af fortrolige og ømtålelige oplysninger.

Fortrolighedserklæringen dækker udelukkende oplysninger, som er fortrolige – altså oplysninger, som ikke allerede har været offentliggjort. Har informationerne været offentligt tilgængelige, vil de ikke blive anset som værende fortrolige.

 

Hvorfor anvende en fortrolighedserklæring?

En fortrolighedserklæring er et effektivt redskab, der bliver anvendt i en lang række sammenhænge. Af samme årsag er det essentielt, at aftalen tilpasses det enkelte behov, så de involverede parter er dækket på optimal vis. Fortrolighedserklæringer bliver oftest anvendt af virksomheder og konsulenter, som er interesseret i at beskytte oplysninger, som på den ene eller anden måde er ømtålelige.

Det kan eksempelvis være relevant for en virksomhed, der samarbejder med en ekstern virksomhed, at beskytte fortrolige oplysninger, som den anden part får indsigt i på baggrund af samarbejdet.

Det samme gør sig gældende for eksterne konsulenter, som ligeledes risikerer at få indsigt i fortrolige oplysninger, når vedkommende arbejder sammen med en virksomhed. Konsulenten vil ofte have adgang til interne oplysninger, som virksomheden kan have interesse i at beskytte. Her vil formålet med fortrolighedserklæringen være at sikre, at konsulenten ikke videregiver eller -sælger oplysningerne til tredjepart.

 

Hvornår anvendes en fortrolighedserklæring?

Et konkret eksempel på, hvornår udarbejdelsen af en Non Disclosure Agreement kan være relevant, er, hvis en virksomhed har opfundet et nyt produkt, som endnu ikke er lanceret. I sådanne situationer er det normalt, at man søger rådgivning hos en ekstern specialist, kapital hos en potentiel investor eller på anden måde involverer andre i processen.

Her er det normal praksis, at man beder de involverede parter om at underskrive en NDA, inden samarbejdet påbegyndes. På den måde er det muligt at sikre sig, at vedkommende ikke deler fortrolige oplysninger med andre.

Hvis den viden, der deles med en ekstern konsulent eller virksomhed, bliver misbrugt, kan det føre til, at idéen bliver kopieret, før den offentliggøres. I værste tilfælde kan det føre til, at den anvendes i ansøgning om et patent.

 

Hvad bør en fortrolighedshedsaftale indeholde?

Der findes flere forskellige NDA’er, da de udformes og tilpasses specifikke formål. Der er dog visse punkter, som en NDA bør indeholde, hvis den skal fungere i praksis og være juridisk gældende. En NDA bør besvare følgende spørgsmål:

  • Hvem er de involverede parter?
  • Hvordan defineres fortrolige oplysninger?
  • Har modtagende part tilladelse til at dele oplysninger med visse andre – eksempelvis sin egen virksomhed?
  • Er der tale om en gensidig eller ensidig NDA?
  • Er der et udløbstidspunkt for NDA’en?
  • Er NDA’en opsigelig, og hvilke omstændigheder gør sig i så fald gældende?
  • Hvordan forholder de involverede parter sig i tilfælde af konflikter?

 

Fortrolighedserklæring i ansættelseskontrakter

I en ansættelseskontrakt vil der typisk være et afsnit omkring fortrolighed og loyalitet. I tilfælde heraf vil den ansatte være pålagt tavshedspligt. Det betyder, at han eller hun ikke har tilladelse til at dele informationer, som kan skade arbejdspladsens omdømme.

Typisk er en medarbejder underlagt en loyalitetsforpligtelse, hvilket betyder, at vedkommende ikke må ytre sig negativt omkring sin arbejdsgiver og/eller arbejdsplads under ansættelsen. Denne kan desuden forlænges med en kunde- eller konkurrenceklausul, omend den ansatte i tilfælde heraf vil have ret til at modtage kompensation.

Ofte vil arbejdsgiver dog være interesseret i at inkludere en fortrolighedserklæring i ansættelseskontrakten, hvori de specifikke oplysninger og know-how, som medarbejderen ikke må dele, beskrives. Hvis man arbejder med store mængder personfølsomme data, kan det tilmed være et krav, at kontrakten indeholder en fortrolighedserklæring.

 

Gensidig eller ensidig fortrolighedserklæring

Når NDA’en udarbejdes, er det afgørende, om det kun er den ene part, der skal hemmeligholde oplysninger, eller om det er begge parter, som får adgang til fortrolige informationer og derfor skal dækkes af aftalen. En fortrolighedserklæring kan derfor være både være gensidig og ensidig.

Typisk vil man afgøre, hvorvidt fortrolighedserklæringen skal være gensidig eller ensidig. Det gør man ved at vurdere, om der er tale om et tæt samarbejde, der giver adgang til en unik indsigt i hinandens arbejdsgange, eller om det er en mere simpel relation – eksempelvis mellem kunde og leverandør.

Såfremt der er tale om en relation mellem medarbejder og arbejdsgiver, vil NDA’en typisk være udformet som en ensidig fortrolighedserklæring. Det skyldes, at arbejdsgiveren automatisk er forpligtet til at beskytte medarbejdernes fortrolige personoplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningen.

 

Fortrolighedserklæring ved joint venture

Et af de tilfælde, hvor det kan være relevant at udarbejde en fortrolighedsaftale, er ved joint ventures. Det vil sige når to virksomheder går sammen og stifter en tredje virksomhed. Det er en god idé at udarbejde en samarbejdsaftale, som blandt andet indeholder en gensidig hemmeligholdelsesaftale.

I et joint venture vil de involverede parter ofte have et tæt samarbejde, som giver indsigt i arbejdsgange og følsomme oplysninger, som ikke må deles med tredjepart. For at sikre sig bedst muligt er det derfor fornuftigt at indgå en fortrolighedsaftale, så alle parter er beskyttet på bedst mulig vis.

Hvad sker der ved brud på fortrolighedsaftalen?

Selvom man har underskrevet en fortrolighedserklæring, er der stadig risiko for, at den bliver brudt. Hvis de oplysninger, som er beskyttet i henhold til fortrolighedsaftalen, offentliggøres, er det muligt for den krænkede part at kræve erstatning.

Såfremt du har skrevet under på en Non Disclosure Agreement, men alligevel deler de oplysninger, der er defineret som værende fortrolige i kontrakten, vil det være strafbart. Straffen vil bestå af en erstatning til virksomheden eller personen, som aftalen er brudt med. Der vil være i praksis være tale om en erstatning og en konventionalbod.

Konventionalboden bør være defineret på forhånd, så alle parter er klar over beløbets størrelse, såfremt en af de involverede parter bryder aftalens vilkår. Hvis der er tale om en gensidig NDA, risikerer begge parter at skulle betale erstatning og konventionalbod, hvis aftalen ikke overholdes.

 

Hvad er en konventionalbod?

I tilfælde af brud på fortrolighedserklæringen er det normal praksis at indsætte en konventionalbod i NDA’en. En konventionalbod er et på forhånd defineret beløb, som den krænkede part kan kræve, hvis modtagende part bryder aftalen. Beløbsstørrelsen varierer fra aftale til aftale, og det er op til de involverede parter at definere størrelsen på konventionalboden.

Konventionalboden er således et beløb, som angives i kontrakter. Dette beløb skal betales, hvis de vilkår, som er angivet i den specifikke kontrakt, ikke overholdes. Det er parten, som bryder aftalen, der skal betale den anden part konventionalboden.

En konventionalbod er normal praksis i sager, hvor det er vanskeligt at vurdere, hvor stort et økonomisk tab den krænkede part lider, når kontraktens juridiske vilkår ikke overholdes. Det er ligeledes normal praksis i sager, hvor det er svært at fremføre dokumentation for, at en overtrædelse har fundet sted.

 

NDA’ens varighed

Nogle hemmeligholdelsesaftaler er tidsbegrænset, så de gælder i 3-5 år, efter parterne har underskrevet kontrakten. Andre hemmeligholdelsesaftaler har ingen tidsbegrænsning, hvorfor forpligtelsen gælder, indtil informationerne ikke længere anses som værende fortrolige.

Den model, der anvendes, bør afhænge af, hvilken information der afgives. Hvis den afgivende part på forhånd ved, at informationen ikke længere vil være fortrolig om 3-5 år – eksempelvis hvis der er tale om en snarlig produktlancering – kan det accepteres, at NDA’en er tidsbegrænset.

Hvis informationen afgives på et tidligt stadie i en udviklingsproces, kan det være en god idé at sikre sig, at hemmeligholdelsesaftalen ikke er tidsbegrænset. Er den det, er modtagende part forpligtet til at hemmeligholde informationen, indtil den gøres tilgængelig for offentligheden.

Kan jeg selv udarbejde en fortrolighedsaftale?

Man bør være påpasselig med selv at udarbejde en fortrolighedsaftale, da effekten er betinget af, at den indeholder specifikke punkter, der er relevante for det specifikke samarbejde.

Der findes dog standardkontrakter, som tager højde for de mest gængse problemstillinger relateret til hemmeligholdelsesaftaler for både virksomheder og konsulenter. Hvis du er i tvivl, er det altid en god idé at konsultere en advokat eller jurist, som kan hjælpe dig med at sikre, at fortrolighedsaftalen indeholder alle relevante punkter.

Samtidig vil en advokat kunne hjælpe dig med at vurdere en konventionalbod. Dermed er du sikker på, at størrelse herpå matcher det økonomiske tab, der vil være forbundet med et brud på de for aftalen gældende vilkår.