Artikel af NEMADVOKATArtikel af NEMADVOKAT

Guide til ansættelse af medarbejdere

Når man står over for at ansætte sin første medarbejder, er der nogle overvejelser, man skal gøre sig. Denne guide gennemgår de forskellige trin, som du som kommende arbejdsgiver skal gå igennem.

 

Registrering som arbejdsgiver

Hvis du ønsker at ansætte medarbejdere til din virksomhed, skal du først registreres som arbejdsgiver. Dette gælder også, hvis du er ejer af et ApS, IVS, A/S eller P/S og ønsker at udbetale løn til dig selv. For at blive registreret som arbejdsgiver, skal du ændre din virksomhedsregistrering. Dette skal kun gøres en enkelt gang, hvorefter du løbende kan ansætte medarbejdere i din virksomhed. I forlængelse at dette kan man angive, at der skal indberettes skat og AM-bidrag. Hvis medarbejderne er over 16 år og samtidig arbejder mere end 39 timer om måneden, skal der også indberettes ATP for medarbejderne. Hvis du på et tidspunkt ønsker ikke at have nogle medarbejdere ansat, skal de afmeldes. Hermed undgår du at SKAT kontakter dig omkring indberetning af løn mm.

Link til oprettelse som arbejdsgiver på VIRK 

 

Kompetenceprofil

Når du har oprettet dig som arbejdsgiver, kan du gå i gang med at overveje hvordan rekrutteringsforløbet skal udspille sig. Det anbefales at man overvejer, hvilke rammer der er om jobbet og hvad det vil kræve for en medarbejder at blive en succes i stillingen. Dette kan danne grundlag for hvilke kompetencer, den kommende medarbejder skal være i besiddelse af for at løse opgaverne, der følger med stillingen.

 

Hvordan finder man de rette kandidater?

Mulige kandidater kan ofte findes i ens eget netværk. Derfor er det en god idé, at arbejde på sit netværk samt at drage fordel af det. Fordelen ved at lede gennem ens eget netværk er, at man på forhånd har en idé om, hvorvidt en mulig kandidat er stærk inden for et bestemt felt og passer til kompetenceprofilen.

Man kan tiltrække kandidater til stillingen gennem stillingsopslag, interne ansøgninger eller opfordrede ansøgninger. Herudover kan man få et rekrutteringsfirma til at stå for processen, hvis man ønsker professionel assistance. Dette kan medvirke til en nedsættelse af fejlrekrutteringer, som sparer virksomheden for penge og tid.

Ydermere er det fornuftigt, hvis alle ansøgere får en tilbagemelding, uanset om de har fået jobbet eller ej. Hermed undgår man at skade virksomhedens ry ved at give alle en god behandling.

 

Vurdering er ansøgninger

Så snart ansøgningsfristen er udløbet, er det tid til at sortere, vurdere og prioriterer dem. Når det skal vurderes, hvem der skal indkaldes til jobsamtale, er det fornuftigt at have kompetenceprofilen i baghovedet. Derudover kan man på forud for sorteringen stille nogle absolutte krav til stillingen. Dette kunne f.eks. være at kandidaten skal have ledererfaring eller en bestemt uddannelse. Ved denne type screening skal man være påpasselig med at være for firkantet. Kandidaten kan eventuelt have opnået de ønskede kriterier via andre veje end du har udtænkt.

 

Interview metode

Når du har fundet en række potentielle kandidater til jobbet, er det tid til en jobsamtale. Her er det vigtigt at gøre sig tanker om interviewets forløb. Man kan f.eks. tage udgangspunkt i et struktureret interview, hvor man på forhånd, har nedskrevet nogle spørgsmål og keypoints til samtalen. Dermed er det muligt at bruge interviewtiden fuldt ud og få nogle svar, som er relevante for den bestemte stilling, som kandidaten søger. Hvorimod hvis man vælger en ustruktureret fremgangsmåde, skal man være bevidst om, at interviewet ikke tager en drejning, der er irrelevant for stillingen.

Helt generelt skal jobsamtalen anvendes til at belyse ansøgerens kompetencer og personlighed, og ikke mindst hvorvidt ansøgeren passer til stillingen og dens opgaver. I den sammenhæng er det fornuftigt at undgå lukkede, ledende og selvindlysende spørgsmål, da det oftest ikke er optimal brug af interviewtid.

 

Referencer

Ved at indhente referencer, og dermed kontakte tidligere chefer eller kollegaer, er det muligt at kontrollere de faktuelle oplysninger, som kandidaten fremviser. Herudover er det muligt at danne sig et indtryk af, hvordan kandidaten har fungeret i tidligere stillinger. Man skal dog være opmærksom på, at ansøgere som oftest kun angiver referencer, som de har haft et positivt samarbejde med. Derfor ses det typisk, at referencerne kun udtaler sig positivt om ansøgeren. Omvendt kan det også ske, at en reference, som f.eks. er en nuværende chef, undersælger ansøgeren, da vedkommende ønsker at fastholde medarbejderen i den nuværende stilling.

 

Anvendelse af kompetencerelevant test

I jobsamtalen kan du blandt andet drage nytte af en kompetencerelevant test. Dette kunne f.eks. være en personlighedstest, hvor du får en idé om, hvordan kandidaten er rent personlighedsmæssigt. Du kan derfor sørge for, at den kommende medarbejder passer ind i medarbejdermiljøet og kan bidrage med god kemi til teamet. Dette kan skabe øget effektivitet og konkurrenceevne. Udover personlighedstest findes der en række test, der f.eks. kan bruges i henhold til færdigheder og intelligens.

 

Afklaring af løn og vilkår

Det kan være fornuftigt at få afstemt lønningsniveauet allerede i jobsamtalen eller stillingsopslaget. Det skal dog ikke være i en sådan grad, at det går hen og bliver en lønforhandling. Fordelen ligger i, at hvis Så Så snart ansøgningsfristen er udløbet, er det tid til at sortere, vurdere og prioriterer ansøgerne. Du kan med fordel vente til ansøgningsfristen er udløbet med at gennemgå ansøgningerne. Derved kan du lettere sammenligne ansøgningerne og finde den bedste kandidat når det skal vurderes, hvem der skal indkaldes til jobsamtale – husk at holde kandidaterne op mod din kompetenceprofil. Derudover kan man forud for sorteringen stille nogle absolutte krav til stillingen. Dette kunne f.eks. være at kandidaten skal have ledererfaring eller en bestemt uddannelse. Ved denne type screening skal man være påpasselig med at være for firkantet. Kandidaten kan eventuelt have opnået de ønskede kriterier via andre veje end du har udtænkt.

 

Udarbejdelse af ansættelseskontrakt

Nu hvor du har fundet den rette kandidat, skal du som arbejdsgiver udarbejde en ansættelseskontrakt til dine medarbejdere. Dette skal gøres senest en måned efter første arbejdsdag og kontrakten skal være skriftlig. Alle medarbejdere der i gennemsnit arbejder mere end 8 timer om ugen, har krav på en ansættelseskontrakt. I denne fremgår blandt andet information om firmaet og stillingen, ferierettigheder, opsigelsesvarsler, løn, arbejdstid og øvrige væsentlige forhold for ansættelsen.

Når ansættelseskontrakten er udleveret, er det arbejdsgivers ansvar at dokumentere, at medarbejderen har fået udleveret kontrakten. Dette gøres f.eks. ved at udskrive to eksemplarer af kontrakten og få begge parter til at underskrive dem.

 

Klargøring til den nye medarbejder

Når aftalen er i hus, skal medarbejderen klargøres til stillingen. Det er vigtigt, at medarbejderen får et ordentligt introduktionsprogram. Hermed sikrer man et godt fundament for det fremtidige samarbejde. Ydermere er det essentielt, at medarbejderen føler sig velkommen og tilpas, og får hilst på kollegaerne. Endeligt er et grundigt kendskab til virksomhedens daglige gang er altafgørende. Medarbejderen skal vide, hvem der ved hvad, hvis vedkommende mangler information eller hjælp.

 

Opfølgning

Man kan med fordel gøre status efter et stykke tid. Her kan man indkalde den nye medarbejder til en samtale om de forventninger og udfordringer, som vedkommende er stødt på. Herunder om vedkommende føler sig tilpas og om vedkommende føler sig nok sat ind i virksomheden.

 

Indberetning af løn

Når der udbetales løn eller honorarer til medarbejderne, skal det indberettes til SKAT. Dette kan gøres gennem en lang række lønstyringssoftware. Der skal trækkes skat, AM-bidrag og evt. ATP-bidrag af løn, godtgørelser, tantieme, provision og en række personalegoder. Dette gør sig også gældende for gaver, fratrædelsesgodtgørelse og jubilæumsgratiale, hvis de er over en vis størrelse. Ud fra medarbejdernes eSkattekort, kan der trækkes skat ud fra de angivne oplysninger. Herudover skal der trækkes 8% i AM-bidrag. Medarbejdernes løn skal indberettes og udbetales hver måned.

Her kan du læse mere om skatteforhold for medarbejderes løn.

 

Lovpligtige forsikringer

Som arbejdsgiver skal du tegne nogle lovpligtige forsikringer:

  • Arbejdsskadeforsikring
  • Erhvervssygdomsforsikring
  • Ansvarsforsikring (køretøjer)
  • Bygningsbrandsforsikring (obligatorisk, hvis der er er gæld i ejendommen)
  • Ansvarsforsikring (rådgivning) (obligatorisk i visse brancher)

Du kan læse mere om lovpligtige forsikringer her.

 

Lad NEMadvokat hjælpe dig

Lovgivningen omkring ansættelse er kompleks og omfattende, hvorfor det kan være svært at danne sig et overblik over hvilke regler og lovgivninger, der gælder for din virksomhed. NEMadvokats erfarne og kompetente advokater er med dig hele vejen og kan rådgive om alt inden for ansættelses og arbejdsret. Ring til os i dag på tlf. 7020 4161 og få en Gratis vurdering, hvor vi sammen finder ud af, hvad der er essentielt for lige netop din virksomhed.